دليل متكامل للشركات: كل ما يلزمك معرفته حول منصة “قوى”
تُعد منصة “قوى” من الأدوات الرقمية المُعتمدة التي أصبحت جزءًا محوريًا في إدارة الموارد البشرية داخل جهات العمل المختلفة، فكل من يتعامل مع الشؤون الإدارية للمنشآت بات يعتمد عليها في العديد من الإجراءات التي كان تنفيذها يستغرق وقتًا وجهدًا مضاعفًا، مما يجعلها اليوم خيارًا أساسيًا للجهات الباحثة عن التنظيم والسرعة في تقديم خدماتها:
- عن طريق المنصة يمكن إصدار تأشيرات العمل أو تجديدها بأدق تفاصيلها دون الحاجة للذهاب شخصيًا إلى الجهات المعنية مما يُوفر مرونة في تنفيذ المعاملات.
- كما تُتيح تسجيل بيانات العمالة الوافدة المرتبطة بوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية بشكل مباشر ودقيق بحيث تكون المعلومات محدثة دائمًا وسهلة الوصول.
- وتُعتبر أحد أبرز مزايا المنصة أنها تقدم خدمة إلكترونية لتوثيق العلاقة التعاقدية بين المنشأة والعامل بما يضمن الشفافية الكاملة ويثبت الحقوق للطرفين بشكل رسمي.
- أيضًا تمنح أصحاب الأعمال القدرة على مراقبة أوضاع العمالة من خلال تقارير ميدانية ومعلومات يتم تحديثها بشكل دوري في النظام بما يساعد على رسم قرارات إدارية مبنية على بيانات دقيقة.
- وفيما يخص الرسوم المتعلقة بالعمالة فيمكن دفعها مباشرة من خلال النظام دون الحاجة للتوجه لمقارّ أو الالتزام بمواعيد حيث أن النظام يمكّنك من إنهاء هذه الإجراءات عبر بوابة إلكترونية مباشرة.
- تلغي منصة “قوى” الحاجة للاستعانة بوسطاء أو تحمل فترات انتظار طويلة إذ أن الكثير من العمليات الإدارية التي كانت تتطلب وقتًا وجهدًا باتت تُنجز ذاتيًا وبدقة عالية خلال وقت قصير من خلال النظام الإلكتروني المتاح.
كيفية إنشاء حساب جديد عبر منصة “قوى”
لإنشاء حساب جديد على منصة “قوى” المعتمدة من قِبل وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية لا بد من الدخول على موقع المنصة والقيام بعدّة إجراءات دقيقة بناءً على التحديثات الأخيرة وطبيعة النظام الإلكتروني المستخدم:
- يتم التوجه مباشرة إلى منصة قوى من خلال هذا الرابط من هنا للانتقال إلى صفحة تسجيل الدخول الرسمية.
- يجب اختيار “إنشاء حساب جديد” للبدء في فتح الحساب ضمن المنصة.
- إدخال جميع البيانات المطلوبة مثل رقم الهوية الوطنية في حال كان المستخدم مواطنًا أو رقم الإقامة بالنسبة للمقيمين ويجب مطابقة هذه البيانات تمامًا مع المعلومات المسجلة في نظام “أبشر”.
- إضافة رقم الجوال المرتبط بحساب المستخدم في “أبشر” لتصل رسالة تفعيل تحتوي على رمز تحقق يتم استخدامه في المرحلة التالية.
- عند وصول الرسالة النصية يتم نسخ الرمز الخاص بها وإدخاله بدقة في الحقل المخصص لذلك الموجود ضمن صفحة التسجيل.
- تحديد اسم المستخدم وإنشاء كلمة مرور تتضمن حروفًا وأرقامًا ورموزًا لضمان قبولها ضمن الشروط الأمنية المعتمدة في النظام.
- إعادة كتابة نفس كلمة المرور بشكل مطابق للتأكد من صحتها وأنها خالية من الأخطاء الإملائية أو النمطية.
- في حال كان المستخدم مالك منشأة أو لديه صلاحيات رسمية بإدارة منشأة يجب إدخال رقم السجل التجاري مع التأكد من كونه محدث ومسجل في وزارة التجارة.
- بعد إتمام مراجعة جميع البيانات والتأكد من دقتها يتم الضغط على “إنشاء حساب جديد” لتفعيل الحساب الإلكتروني رسميًا بالشكل الذي يُتيح لصاحبه إدارة الخدمات المقدَّمة للمنشآت والأفراد المرتبطين بالقطاع ضمن منصة قوى.
الخدمات الإلكترونية المتوفرة عبر منصة “قوى”
منصة “قوى” الإلكترونية تُعد من المنصات المحورية التي أطلقتها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية بهدف تسهيل كل الإجراءات المرتبطة بسوق العمل السعودي سواء بالنسبة لأصحاب الأعمال أو الموظفين حيث تُعتبر هذه المنصة مرجِعًا رسميًا يوثق العلاقة التعاقدية بين الأطراف ضمن بيئة عمل رقمية تستند إلى معايير واضحة ونظامية تُعزز الشفافية وتُسرّع أداء الخدمات.
المنصة تُتيح مجموعة كبيرة من الخدمات الرقمية اللي تخدم الطرفين في بيئة العمل وتُسهم في تحسين جودة الخدمات المقدّمة لذلك نستعرضها بالتفصيل حسب الفئة المستفيدة:
خدمات أصحاب الأعمال.
- يستطيع صاحب العمل التحكم الكامل في حساب منشأته من خلال تحديث معلومات السجل ومتابعة الأنشطة الإدارية مثل إصدار أو تجديد التراخيص وربط الحسابات الرسمية عبر واجهات استخدام مخصصة ومترابطة.
- تقديم فرص العمل صار أكثر احترافية حيث تتيح المنصة إمكانية نشر الوظائف واستعراض السير الذاتية والتواصل مع المرشحين المُناسبين سواء كانوا من داخل المملكة أو خارجها وذلك دون الحاجة إلى وسطاء.
- يدير علاقات العمل عبر المنصة بكل مرونة حيث يمكنه تعديل أو تجديد العقود وتنفيذ إنهائها وفقًا للأطر والتنظيمات المعتمدة من وزارة الموارد البشرية بطريقة إلكترونية موثقة.
- طلبات إصدار تأشيرات العمل للعاملين من الخارج تتم من خلال المنصة بطريقة رقمية بالكامل مما يُغنيه عن خطوات المعاملات الورقية أو مراجعة الجهات بشكل تقليدي.
- الميزة الخاصة بإدارة العمالة المنزلية تُمكّنه من إرسال طلب استقدام وإرفاق الوثائق واطلاع مباشر على كل مراحل الطلب لضمان تتبع حالات التنفيذ ومعرفة المواعيد الزمنية لكافة التحديثات.
- بخصوص الواجبات المالية تسهّل المنصة عليه الوصول إلى تفاصيل جميع الرسوم والدفعات المستحقة سواء مقابل إصدار تأشيرات أو خدمات إضافية وتوضيح الحصيلة النهائية لكل بند مالي.
- كما أن المنصة تضم خاصية تتبع التقارير والإحصائيات مثل عدد العاملين وأجورهم وتوزيعهم حسب الجنس أو الجنسية أو المسمى الوظيفي مما يسهل عليه اتخاذ قرارات إدارية مرنة ومدروسة.
خدمات الموظفين العاملين في سوق العمل:
- بعد تسجيل الموظف في المنصة يكون بإمكانه إدارة ملفه الوظيفي بشكل مباشر من خلال تتبع البيانات الوظيفية الخاصة به وتحديثها وتوثيقها دون الاضطرار للتنسيق مع الجهات الإدارية بشكل مستمر.
- يُتاح للأشخاص الباحثين عن فرص عمل تصفح الإعلانات الوظيفية التي يتم نشرها من قبل الجهات المختلفة وتقديم الطلبات عن طريق ملف موحد يُمكن صاحب العمل من اتخاذ قرار الترشيح بناءً على معايير واضحة.
- يُستفيد الموظف من خدمات إدارة العقود ليتمكن من مراجعة شروط العقد ومعرفة كافة بنوده وطلب التعديلات في حال الحاجة والتأكد من صحة التوثيق في النظام وفق النماذج المخصصة بوزارة الموارد البشرية.
- طلبات الإجازات والغياب أصبحت منظمة إلكترونيًا حيث يقدر الموظف تقديم طلب الإجازة ومتابعتها ومعرفة حالتها وكذلك تسجيل الغياب مع توثيق كافة التفاصيل داخل حسابه الإلكتروني.
- يتم ربط بيانات الموظف تلقائيًا مع المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية ليتابع بنفسه معلومات اشتراكاته وتحديث حالته التأمينية وكافة الحركات التي تجري على سجله.
- عن طريق المنصة يكون الموظف قادرًا على التأكد من استلام رواتبه ومتابعة التحويلات المالية داخل حسابه وربط كافة العمليات بخدمات التوثيق الإلكترونية التابعة لنظام العمل.
- في حال واجه الموظف أي إشكالية يُمكنه فتح تذكرة أو رفع شكوى واستقبال الردود من الجهة المختصة مباشرة من خلال حسابه واستلام إشعارات حال ورود رد أو تحديث جديد بشأن طلبه.
طريقة الإبلاغ عن غياب عامل من خلال منصة “قوى”
رفع بلاغ عن غياب موظف عبر بوابة قوى يَمر بسلسلة من الخطوات التي تبدأ من خلال تسجيل الدخول إلى حساب المنشأة على المنصة ثم اتباع ما يلي:
- الوصول إلى بوابة قُوى أعمال من خلال هذا الرابط “من هنا” ثم إدخال بيانات الدخول المُعتمدة التابعة للمنشأة.
- الدخول إلى خيار الخدمات الإلكترونية من خلال القائمة الرئيسية التي تظهر في واجهة المستخدم.
- تحديد خدمة إدارة العقود من ضمن الخدمات المعروضة داخل المنصة.
- اختيار العامل الغائب الذي ترغب بتقديم البلاغ بحقه مع التأكد التام من دقة بياناته لتفادي الإدخال الخاطئ.
- النقر على خيار طلب انقطاع موظف من داخل صفحة بيانات العامل المختار.
- تحديد الاسم من جديد في خطوة التأكيد والتركيز على معلومات العامل منعًا لأي لبس قد يحدث.
- النقر على زر التالي للانتقال إلى الصفحة التي تتضمن تفاصيل طلب البلاغ.
- كتابة حيثيات البلاغ وذكر الأسباب التي أدت إلى تغيّب الموظف بالإضافة لتفصيل فترات الغياب وإدراج الملاحظات المهمة الداعمة للطلب.
- تحديث العقد ومراجعة أي بيانات سابقة في حالة وجود تعديلات جوهرية متعلقة بالحالة أو التزامات الموظف الرسمية.
- مراجعة كافة الشروط والأحكام المرتبطة بالخدمة والموافقة عليها لضمان توافق الطلب مع المتطلبات.
- الضغط على خيار إرسال الطلب ليتم رفعه ومتابعته من قبل الجهات المختصة التي ستتولى فحصه واتخاذ الإجراءات الرسمية اللازمة بناءً على المعطيات المقدمة.
الشروط المقررة للتسجيل في منصة “قوى”
وفيما يلي أهم الشروط التي يجب التحقق منها قبل التسجيل في المنصة:
- أن يكون المتقدم حاملًا للجنسية السعودية وذلك لأن جميع الخدمات المسجلة في المنصة تعتمد على بيانات الهوية الوطنية الموثقة في السجلات الرسمية.
- يجب التواجد داخل المملكة العربية السعودية بصورة دائمة بحيث يتمكن النظام من التحقق من نشاط الحساب إذ إن بعض الخدمات لا تعمل إلا للمستخدمين المتواجدين داخل حدود المملكة.
- ضرورة امتلاك حساب رسمي ومفعل لدى منصة أبشر الحكومية حيث تعتمد منصة “قوى” على التكامل التقني مع قواعد بيانات أبشر بهدف المصادقة على بيانات المستخدم وتحديث معلوماته بشكل فوري.
- رقم الجوال المُستخدَم في التسجيل لا بد أن يكون مرتبطًا بنفس الحساب المسجل في أبشر حتى يتم استقبال كافة الرسائل المتعلقة بتأكيد الهوية والتحقق الثنائي.
- امتلاك سجل تجاري نشط يُعد شرطًا إلزاميًا نظرًا لأن غالبية الخدمات الموجودة في المنصة تختص بإجراءات أصحاب الأعمال والمؤسسات التجارية المرخصة المسجلة بكفاءة في النظام.
المستندات المطلوبة لتسجيل الشركات عبر منصة “قوى”
أي منشأة تسعى إلى تسجيل بياناتها على “قوى” تحتاج إلى تجهيز بعض الوثائق الأساسية التي تُعد شرطًا أساسيًّا لاستكمال عملية التقديم بنجاح وتشمل التالي:.
- إثبات الهوية الشخصية عبر تقديم بطاقة الهوية الوطنية للمواطنين السعوديين أو رقم الإقامة النظامية للمقيمين ويُشترط أن تكون الوثيقة سارية المفعول لضمان اعتمادها في النظام.
- رقم الهاتف المحمول المربوط مسبقًا بحساب “أبشر” الخاص بممثل المنشأة حيث يتم إرسال رمز التفعيل من خلاله ويتم عبره التحقق من هوية المستخدم لتأكيد الربط الرسمي بالحساب.
- إضافة رقم السجل التجاري المحدث والمسجل باسم المنشأة أو الشركة ويتم عبره التحقق من الوضع القانوني للنشاط التجاري واعتماده كمرجع رسمي على المنصة.
أهم الميزات والفوائد من استخدام منصة “قوى”
مِنصّة “قوى” تُعد منصة إلكترونية متكاملة أطلقتها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية لتُقدم حلولًا رقمية لجميع الفئات العاملة في قطاع الأعمال داخل المملكة، وقد أصبحت واجهة رئيسية وأساسية يعتمد عليها أصحاب المنشآت والمسؤولين عن الموارد البشرية لما توفره من خدمات متعددة في بيئة إلكترونية واحدة، مما يُغني عن التوجه الشخصي للجهات ويُعفي المستخدم من التعامل الورقي الذي قد يُسبب تأخيرًا أو اختلاطًا في الإجراءات فَمن خِلال المنصة تُصبح جميع العمليات أكثر انتظامًا وتوثيقًا، مع ضمان متابعة دقيقة لكافة الطلبات والتعاملات بطريقة محسوبة مُعتمدة على أنظمة تقنية تتحكم في كل مرحلة بإجراءات دقيقة ومُراقبة:
- الواجهة التفاعلية المتاحة في المنصة صُممت بطريقة تُتيح لأي مستخدم التعامل معها بسهولة حتى وإن لم يَكن لديه اطلاع تقني مُسبق حيث يُمكنك اختيار أي خدمة إلكترونية من ضمن قائمة واسعة من الأدوات دون الحاجة لفهم عميق بالنُظم أو تقنيات المعلومات وهذا ما يُفسّر انتشار المنصة واعتماد شريحة كبيرة من المستخدمين عليها لتسهيل إنجاز الأعمال بطرق مباشرة وفعالة.
- آليّات العمل التقنية داخل “قوى” مصممة لتقديم خدمات سريعة الاستجابة حيث يمكن تنفيذ الطلبات وإصدار الكثير من الموافقات والإجراءات خلال وقت قصير وذلك دون الحاجة للتردد على عدة جهات أو الانتقال بين منصات مختلفة فكل العمليات تدار من داخل النظام نفسه مما يُساعد في إدارة التفاصيل بدقة عالية ويُمكن الجهات من تحسين آليات العمل وجودة المخرجات مع تقليل الوقت الضائع والجهد المبذول في المتابعة.
- أحد العوامل الجوهرية اللي تميّز منصة “قوى” هو استخدامها لنُظُم حماية متقدمة للغاية مما يمنح المستخدم مستوى كبير من الأمان والموثوقية فقد تم بناء المنصة بالاعتماد على أحدث التقنيات في مجال الأمن السيبراني مع وجود سياسات صارمة لحماية سرية البيانات الشخصية والمؤسسية المُدخلة في النظام مما يُوفّر بيئة إلكترونية آمنة تقلل من احتمالية تعرض المعلومات للاختراق أو الاستغلال وتُضفي طابعًا رسميًا وموثوقًا على كافة التعاملات التي تتم من خلال المنصة.
