حجز موعد لزيارة مكتب العمل للشركات
عند الرغبة في الحصول على موعد مُسبق لزيارة أحد فروع مكتب العمل الخاصة بالشركات فإن العملية تتطلب أن يقوم صاحب المنشأة أو من يملك تفويضًا رسميًا بالدخول إلى المنصة الإلكترونية المُعتمدة لذلك وهي منصة “قوى” التي تُعد المرجع الأساسي والمُعتمد لجميع الخدمات المرتبطة بقطاع العمل داخل المملكة والتي تم تطويرها لضمان جودة التواصل وسرعة إنجاز المعاملات المرتبطة بالجهات العمالية وقد أثبتت التجارب السابقة وتأكيدات المختصين في المجال أن تنفيذ إجراءات الحجز الإلكتروني يتم بشكل فعّال عندما يتم اتباع الخطوات المعتمدة بدقة دون إغفال أي تفصيل مما يضمن تثبيت الموعد ورسميته من قبل مكتب العمل بشكل يعتمد عليه.
لذا فإن أي صاحب عمل أو شخص ممثل عنه يمكنه إتمام عملية الحجز بعد المرور بالمراحل الموضحة تالياً:
- الولوج إلى منصة قوى الرسمية من خلال الرابط التالي “من هنا“.
- إدخال البريد الإلكتروني وكلمة المرور المُعتمدين للدخول إلى الحساب.
- النقر على خيار الخدمات الظاهر في الصفحة الرئيسية للمنصة.
- من القائمة المُنسدلة يتم اختيار خدمة مواعيد مكتب العمل.
- المتابعة بالضغط على خيار حجز موعد.
- اختيار اسم المنشأة أو الجهة التي سيتم إصدار الموعد باسمها.
- النقر على زر التالي للانتقال إلى المرحلة التالية.
- تحديد نوع الإجراء أو الخدمة التي يتم حجز الموعد من أجلها.
- المتابعة بالضغـط على أمر التالي لاستكمال الإجراءات.
- ستظهر صفحة تتطلب تعبئة عدد من البيانات المتعلقة بالموعد مثل تحديد التاريخ والوقت المناسبين للزيارة.
- اختيار فرع مكتب العمل الذي يرغب المتقدم بالتوجه إليه.
- الاحتفاظ بالرقم المرجعي الظاهر بعد إتمام الطلب كإثبات رسمي للحجز وتفادي أي خلل لاحقًا.
تنظيم وتوثيق العقود إلكترونيًا
تُعَدُّ خِدمة توثيق العقود من الخَدمات الرقمية المُعتمدة الّتي تُوفِّرها منصّة قِوى الرّسمية، وهي موجّهة بشكل مباشر لأصحاب المُنشآت الذين يرغبون في تنظيم العلاقة التعاقديّة مع العاملين باستخدام نِظام إلكتروني مُتكامل يُغني عن أي تعامل ورقي أو مراجعات تقليدية، فبمُجرّد تسجيل الدّخول إلى المنصّة يمكن إعداد عقد العمل من خلال المنظومة المخصّصة لذلك والتي تضمن توافق المعلومات مع نظام الموارد البشرية الموحّد داخل المملكة والتأكُّد من تحقق كافة المتطلبات النظاميّة بين الطرفين بدقّة عالية.
يتيح هذا النظام لأصحاب العمل إمكانيّة وضع كافّة تفاصيل العقد بما في ذلك تحديد المسمّى الوظيفي، قيمة الراتب، عدد ساعات العمل، نوع الإجازات وغيرها من البنود المرتبطة بحقوق الفرد والتزاماته، حيث تُعتمَد هذه البيانات بشكل إلكتروني رسمي وتُرسَل مباشرة إلى الموظف من خلال حسابه الشخصي على المنصّة وينتظر منه إبداء الموافقة أو الرفض خلال المهلة الزمنية المُحددة وحال القبول يتم اعتماد العقد وتسجيله آليًّا ضمن سِجلّات وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
الغرض الأساسي من هذه الخِدمة هو تعزيز الحماية القانونية لكل من العامل وصاحب العمل والتقليل من الخلافات الناتجة عن سوء الفهم أو الثغرات الموجودة في العقود الورقية التقليدية ولهذا كان من الضروري وجود أدوات رقمية مثل “قِوى” التي تسهِّل الوصول الفوري إلى الجهات الإدارية المختصة ضمن نِظام موثوق مُعتمد من الحكومة وبواجهة واحدة تحمل طابع التنظيم الرسمي.
كما تدعم المنصة أصحاب العمل بخيارات مرنة تتعلق بتحديث أو إنهاء العقود مع التقيّد بالقوانين المعمول بها، وتتم تلك العمليات وتحديث المعلومات بشكل تلقائي مع الجهات المختصة كلّما طرأ تغيير على بيانات العامل ما يضمن توحيد السجلاّت وتناسقها مع لوائح العمل المُعتمدة.
أصبحت خِدمة توثيق العقود الإلكترونية ضرورة إداريّة لا غِنى عنها لدى مُعظم الكيانات التجارية خاصّة المُنشآت الكبيرة التي تضمّ عددًا متزايدًا من الموظفين كون النظام يُقدِّم تقارير مُحدثة بشكل شهري أو دوري حول حالة العقود سواء كانت مُصدّقة أو ما تزال قيد الاعتماد الأمر الذي يُساعد الإدارات المختصة في الشركات على تحسين مستوى الرقابة وإدارة الموارد بشكل دقيق وشفّاف.
إعداد عقود العمل من قبل صاحب الشركة
عَقد العمل الّذي يُقَدّمه صَاحب الشّركة يجب أنْ يتم إعداده عن طريق مِنصّة قُوى حيث يُشترط الدخول إلى النّظام باستخدام بيانات المُنشأة المُعتمدة والتّأكد من أنّ المستخدم يملك الصّلاحيات المعتمدة من داخل الشّركة ممّا يُسهم في تَسجيل العُقود بشَكل رَسمي ويَحفظ الحُقوق للطّرفين ويُتيح التّفاصيل المُتّفق عليها بِشكل دقيق ومُباشر.
وَ لكي تستطيع إنشاء عقد عمل جديد من خلال حساب صاحب المنشأة عليك الدّخول على مِنصة قُوى ثم متابعة الإجراءات التّالية:
- الدخول إلى منصة قُوى من خلال هذا الرابط من هنا وذلك باستخدام بيانات الدّخول الخاصة بالمُنظمة وضرورة أن يكون لدى المستخدم تفويض رسمي من القِسم المُختص بالشّركة.
- الانتقال إلى الصفحة الرّئيسية داخل المنصة للوصول إلى خيارات الخدمات الإلكترونية التي تتيح جميع العمليات الخاصة بإدارة الموارد البشرية.
- اختيار تبويب الخدمات الإلكترونية ومن خلاله تَظهر مجموعة واسعة من الخدمات يجب منها الانتقال لخدمة إدارة العقود.
- الدّخول إلى قسم إدارة وتسجيل العقود حيث يظهر النموذج المخصّص لإدخال كل تفاصيل العقد الجديد الذي سيتم تسجيله على المنصّة.
- مُلء الحقول المخصصة لمعلومات الموظف بشكل دقيق ومطابقة البيانات بما هو مسجل بالهوية الوطنية أو الإقامة مثل الاسم الكامل والمسمى الوظيفي المُتّفق عليه من الإدارة.
- تحديد نوع العقد سواء كان محدد المدة أو مفتوح وذلك حسب الاتفاق بين الطرفين مع ضرورة إيضاح هذه الجزئية حتى لا يكون هناك أي التباس مستقبلي.
- ذكر عدد ساعات العمل بشكل دقيق لأن هذا الجزء يُعتبر من أهم عناصر العقد ويتعلق بالإجازات ومدد الدّوام اليومي أو الأسبوعي بالإضافة إلى الأوقات المُخصصة للرّاحة.
- كتابة الراتب المُحدد في العقد بطريقة واضحة سواء تم الاتفاق على صرفه شهريًا أو أسبوعيًا ويُفضل إدراج أي بدلات إضافية أو حوافز تم التوصل إليها بين الطرفين.
- بعد مُراجعة كل البنود والتأكد من أن جميع المعلومات المُدخلة صحيحة يتم الضغط على خيار إرسال ليتِم رَفع الطّلب فورًا للجهة المختصة ومن ثم يتِم اعتماد العقد رسميًا ويتم تسجيله ضمن سجلات العقود المُعتمدة في سِجلات منصة قُوى.
التحقق من المخالفات عبر النظام الإلكتروني
يمكن للمنشآت والمؤسسات التي ترغب في التأكد من وجود مخالفات مسجلة بحقها أو لا، استخدام النظام الإلكتروني المخصص لذلك عبر منصة قوى شرط تسجيل الدخول إلى حساب المنشأة ثم متابعة الإجراءات الموضحة أدناه:
- الدخول إلى منصة قوى من خلال الموقع الرسمي عبر هذا الرابط “من هنا“.
- يتم إدخال اسم المستخدم وكلمة المرور بطريقة صحيحة للوصول إلى لوحة التحكم الخاصة بالمنشأة.
- يُطلب بعد ذلك إدخال رقم الهوية الوطنية للتحقق من هوية صاحب الحساب والتأكيد من بيانات الدخول.
- من داخل لوحة التحكم يتم اختيار خيار “الخدمات الإلكترونية” من القائمة الأساسية.
- عند الوصول إلى هذه الصفحة يتم النقر على خيار “الاستعلام والاعتراض على المخالفات”.
- تظهر صفحة متكاملة تحتوي على تفاصيل جميع المخالفات المسجلة على المنشأة مع توضيح كل ما يتعلق بها من بيانات.
- بإمكان المسؤول اختيار أي مخالفة محددة لمراجعتها بمزيد من الدقة والاطلاع على تفاصيلها الكاملة.
- وفي حال وجود ملاحظات على المخالفة أو رأت المنشأة أن هناك ما يستدعي الاعتراض يمكن استخدام خيار “اعتراض”.
- عند الضغط على خيار الاعتراض يتم الانتقال إلى صفحة مخصصة لإدخال البيانات المرتبطة بسبب الاعتراض المُقدم من جهة المنشأة.
- بعد تعبئة الحقول المطلوبة ومراجعتها بدقة يتم الضغط على زر الإرسال ليُحال الطلب إلى الجهة المعنية للنظر فيه والمتابعة معه لاحقًا.
ما المقصود بخدمة إدارة الأذونات الإلكترونية؟
تُعَدّ هذه الخِدمة إحدى الركائز الرقمية التي أطلقتها منصة قوى بهدف تعزيز الرقابة والتنظيم داخل هياكل المنشآت وتمكين أصحاب الأعمال أو من يتم تفويضهم من توزيع الصلاحيات على الأفراد العاملين بمنتهى الدقة والوضوح وتُعد من الأدوات الإدارية التي استندت إلى معايير فعّالة لضمان الانضباط المؤسسي وضبط تدفّق الصلاحيات وفقًا لمقتضيات العمل ومتطلبات الجهات التنظيمية.
عملية إدارة الصلاحيات تتم بشكل مباشر عبر منصة “قوى” سواء من قبل مالك المنشأة أو من قِبل من تم تفويضه ضمن النظام الإداري الداخلي وتم إدراج هذه الخدمة بين أبرز الخدمات التشغيلية الرسمية المعتمدة للمنصة حيث تم إعدادها بما يواكب احتياجات تنظيم بيئة العمل ويتيح رسم هيكل إداري متكامل يُسهم في ترتيب العمليات الإدارية وتحديد المسؤوليات بوضوح وتقنين الوصول إلى البيانات الحساسة بما ينسجم مع سياسات الحوكمة الداخلية.
- الخدمة تتيح إمكانية إضافة أكثر من مستخدم يتم منحه صلاحيات معيّنة بناءً على المهام الموكلة إليه أو حسب الدور المرتبط بموقعه الوظيفي داخل المنشأة مما يُسهم في تقليص التزاحم العملي على المالك أو الإدارة العُليا ويعطي مرونة في تنفيذ مهام التشغيل عبر توزيع الأدوار بفعالية.
- من خلال هذه الخدمة يُمكن تحديد من يملك حق الدخول إلى نظام معين أو الاستفادة من خدمة محددة وما يُرافق ذلك من صلاحيات تنفيذ أو متابعة وهو ما يُساعد المؤسسات على تحسين فعالية الأداء المؤسسي وتقليل احتمالية الوقوع بأخطاء تشغيلية مرتبطة بتضارب الاختصاصات.
- الصلاحيات الممنوحة تشمل إجراءات إدارية متنوعة ومترابطة بمجال الموارد البشرية والتعامل مع الجهات الرسمية مثل إجراء تعديلات على بيانات الموظفين أو إتمام عقود إلكترونية أو متابعة الطلبات المرتبطة بمؤسسات الدولة ما يُعزز من الكفاءة الإدارية والتكامل التنظيمي ويخدم توجه المنشأة في تحقيق مؤشرات الأداء الطويلة والقصيرة الأمد ويتماشى مع مستهدفات التطوير المؤسسي التي تعتمدها الكثير من الشركات.
أهم الخدمات المتاحة في النظام
الخدمات التي تتيحها منصة قوى تضمن حلول تنظيمية متقدمة تساهم في تعزيز الكفاءة الإدارية داخل المنشآت وتوفير آلية فاعلة لمراقبة وتتبع عمليات التوظيف والعقود والتراخيص وغيرها من المعاملات التي تُعتبر جوهرية للحفاظ على استقرار بيئة العمل، ومن ضمن أبرز هذه الخدمات يُمكن مراعاة النقاط التالية:
- خدمة تسجيل وتوثيق العقود الرقمية تُشكّل عنصرًا محوريًا في حماية أصحاب العمل والعاملين على حد سواء لأنها تُوفِّر صيغة قانونية رسمية معتمدة من وزارة الموارد البشرية تضمن وضوح الحقوق والالتزامات وتنظّم العلاقة العمالية دون الحاجة للمراجعة الورقية التقليدية.
- أما خدمات شؤون العمال فهي تُركز على توفير أدوات رقمية لتحديث معلومات العامل وحالة توظيفه ومتابعة تحركاته من تاريخ دخوله وحتى مغادرته للمنشأة مما يسهل تنظيم ملفات الموارد البشرية.
- خدمة تسجيل المنشآت الجديدة تمكّن أصحاب المنشآت من إنشاء ملف إلكتروني رسمي لأي كيان تجاري بطريقة مرنة تتيح تتبع بياناته وإدارته عبر الوقت دون أي نقص في التوثيقات أو المعطيات.
- إصدار تصاريح العمل إلكترونيًا من خلال المنصة يتيح إنجازًا سريعًا دون الحاجة للتوجه إلى الجهات المختصة كما يمكن العودة لتلك التصاريح في أي وقت للرجوع إليها أو إعادة طباعتها بحسب الحاجة.
- إدارة وتعديل بيانات العاملين واحدة من الخدمات المهمة داخل المنصة، تُمكِّن صاحب العمل من تعديل المعلومات المرتبطة بالعامل بطريقة تتوافق مع السياسات المتغيرة دون الخضوع لإجراءات معقدة أو تأخير إداري.
- تحديث معلومات المنشآت يوفر آلية منظمة لتعديل بيانات وملفات الشركات أولًا بأول بما يُواكب التحديثات الرسمية أو التغيرات الجوهرية في الهيكل الإداري مما يُعزِّز من مستوى الامتثال للأنظمة.
- خدمة تقديم الشكاوى تُتيح التواصل المباشر ما بين الأطراف ذات العلاقة والجهات المختصة داخل المنصة بحيث يكون تقديم الشكوى بطريقة رسمية تتبع القنوات المعتمدة لحفظ الحقوق وفض النزاعات العمالية.
- توثيق العقود يعمل على تثبيت العلاقة النظامية بين العامل وصاحب العمل بطريقة إلكترونية موثوقة تفي بجميع المعايير التنظيمية للأنظمة السارية في المملكة.
- خدمة المنشآت تمكِّن المدير أو مالك المنشأة من التحكُّم في ملف منشأته بالكامل من حيث البيانات الأساسية والتنظيمية وتتبُّع التحديثات دون الحاجة لتداخل العمليات الورقية التقليدية.
- التصاريح الإلكترونية الخاصة بالعمل تُعتبر دعمًا مهمًا خاصًة لمن يدير أكثر من منشأة حيث تُلبِّي هذه الخدمة احتياجًا ضروريًا للحصول على تصاريح متجددة بشكل فعّال وبدون أي تعقيد.
